Zásady ochrany osobních údajů
Jak zacházíme s údaji. Hlavní body:
- Údaje neprodáváme a používáme jen pro službu a komunikaci s vámi.
- Údaje týmu ve Smeivě zpracováváme pro zaměstnavatele, který je jejich správcem.
- Google Analytics spouštíme jen s vaším souhlasem.
- Poloha se posílá jen při píchnutí příchodu a odchodu.
- Svá práva uplatníte e-mailem na info@smeiva.com.
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem osobních údajů popsaných v těchto zásadách je Tomorrow Technology s.r.o., IČO 03750183, se sídlem Míru 26, 739 61 Třinec (dále „my“). S čímkoli k ochraně údajů nám napište na info@smeiva.com.
2. Dvě role: správce a zpracovatel
Údaje návštěvníků webu a našich zákazníků (například kontakt z registrace nebo poptávky ukázky) zpracováváme jako správce. Tyhle zásady popisují hlavně toto zpracování.
Údaje o lidech, které do Smeivy vloží zaměstnavatel (směny, docházka, žádosti, zprávy botovi v Telegramu), zpracováváme jako zpracovatel pro zaměstnavatele. Správcem je v tom případě zaměstnavatel. Pokud jste zaměstnanec a chcete se k údajům vyjádřit nebo uplatnit svá práva, obraťte se na svého zaměstnavatele. Rádi mu s tím pomůžeme. Rozsah zpracování upravují obchodní podmínky, článek 9.
3. Jaké údaje, proč a jak dlouho
| Co zpracováváme | Proč | Právní důvod | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Název podniku, jméno, e-mail, telefon z registrace a účtu | Zřízení a správa účtu, poskytování služby, pomoc s nastavením | Plnění smlouvy | Po dobu smlouvy a 90 dní po jejím skončení |
| Fakturační údaje a faktury | Vyúčtování služby | Právní povinnost (účetnictví a DPH) | 10 let od konce roku vystavení |
| Jméno, podnik, e-mail a telefon z poptávky ukázky | Domluvit a uskutečnit ukázku | Opatření před uzavřením smlouvy | 12 měsíců od poptávky, pokud nevznikne smlouva |
| E-mail pro Novinky z gastra | Posílat krátký zpravodaj o změnách v gastru a novinkách Smeivy | Souhlas, potvrzený odkazem v e-mailu | Do odhlášení nebo odvolání souhlasu |
| E-maily a zprávy, které nám pošlete | Odpovědět a vyřešit požadavek | Oprávněný zájem | 3 roky od poslední zprávy |
| Souvislosti odeslání formuláře: stránka a odkaz, ze kterého jste přišli, kampaň, země, typ zařízení a u Auditu odpovědi z kvízu | Vědět, jak vám odpovědět, a zjistit, které části webu a které kampaně fungují | Oprávněný zájem | Stejně dlouho jako zpráva nebo poptávka, ke které patří |
| Anonymní údaje o návštěvě webu (stránka, zdroj, zařízení, země) | Zjistit, co na webu funguje | Oprávněný zájem | 400 dní |
| Google Analytics na webu (cookies) | Podrobnější statistika návštěvnosti | Souhlas v liště cookies | Podle nastavení Google Analytics, nejdéle 14 měsíců |
U vlastního měření návštěvnosti webu neukládáme IP adresu ani údaje o prohlížeči. Z nich jen spočítáme identifikátor, který se každý týden mění, takže návštěvníka nejde sledovat dlouhodobě ani zpětně zjistit, kdo to byl.
4. Komu údaje předáváme
Údaje nikomu neprodáváme. Pomáhají nám s nimi tito dodavatelé (zpracovatelé):
- Supabase: databáze, přihlašování a ukládání dat služby a měření návštěvnosti.
- Vercel: provoz webu a aplikace.
- Brevo: rozesílání e-mailů (pozvánky, upozornění, provozní e-maily, Novinky z gastra, potvrzení zpráv a poptávek z webu).
- Slack: interní oznámení týmu o nových zprávách a poptávkách z webu.
- OpenAI: porozumění zprávám, které lidé botovi napíšou vlastními slovy, a pomoc při prvním nastavení. Posíláme jen text zprávy potřebný k odpovědi.
- Google: Google Analytics, na webu jen s vaším souhlasem.
- Účetní a daňoví poradci: fakturační údaje v rozsahu nutném pro účetnictví.
Zprávy o směnách a připomínky doručuje aplikace Telegram. Telegram není náš zpracovatel, lidé ho používají na základě svého vlastního účtu a jeho podmínek.
Údaje předáme úřadům jen tehdy, když nám to ukládá zákon.
5. Předání mimo EU
Někteří dodavatelé (Supabase, Vercel, Slack, OpenAI, Google) jsou americké firmy a mohou údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě je předání chráněné rámcem EU–USA pro ochranu údajů nebo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí.
7. Vaše práva
Máte právo:
- získat přístup ke svým údajům a jejich kopii,
- nechat opravit nepřesné údaje,
- nechat údaje vymazat, pokud je už nepotřebujeme nebo zpracování nemá právní důvod,
- omezit zpracování,
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
- na přenositelnost údajů, které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu,
- kdykoli odvolat souhlas, aniž by to ovlivnilo zpracování před odvoláním.
Stačí napsat na info@smeiva.com. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce.
Pokud si myslíte, že s údaji nezacházíme správně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
8. Zabezpečení
Údaje každé firmy jsou ve službě oddělené. Přístup k nim mají jen oprávnění uživatelé zákazníka a z naší strany jen lidé, kteří to potřebují k provozu a podpoře a jsou vázaní mlčenlivostí. Komunikace s webem a aplikací je šifrovaná.
Polohu zaměstnance aplikace zjišťuje jen v okamžiku, kdy klepne na příchod nebo odchod. Průběžně nikoho nesledujeme.
9. Změny zásad
Zásady aktualizujeme, když se změní způsob zpracování nebo předpisy. Aktuální verze je vždy na této stránce. O podstatných změnách informujeme zákazníky e-mailem.